Você solicita cotações de frete para três empresas diferentes e recebe de volta três propostas em formatos completamente distintos. Uma detalha o Ad Valorem, a outra coloca tudo em um “frete fechado” e a terceira usa métricas que você nunca viu. Comparar “laranjas com bananas” torna a escolha justa quase impossível. Para resolver isso e profissionalizar seu processo de compra, existe uma ferramenta poderosa: a RFP para contratação de transportadora.

A sigla RFP significa Request for Proposal, ou Solicitação de Proposta. Este guia é um passo a passo para você construir uma RFP eficiente. O objetivo é simples: garantir que você receba propostas padronizadas que permitam uma análise comparativa técnica e financeira clara, levando à escolha do parceiro com o melhor custo-benefício real, e não apenas o menor preço aparente.

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As 5 Seções Indispensáveis de uma RFP para Contratação de Transportadora de Sucesso

Uma boa RFP é um documento que conta a história da sua necessidade e define as regras do jogo. Ela deve ter cinco pilares:

1. Apresentação da sua Empresa e do Projeto

Comece contextualizando. Quem é sua empresa, qual sua cultura e, o mais importante, qual o objetivo estratégico desta concorrência?

• Exemplo: “Estamos buscando um parceiro para reduzir custos operacionais em 10%”, ou “Precisamos melhorar o nível de serviço na Região Sul para apoiar nossa expansão”. Isso atrai fornecedores alinhados com sua meta.

2. Escopo Detalhado do Serviço (O Coração da RFP)

Aqui você define o “o quê”. Forneça dados precisos para que a transportadora possa calcular custos reais, e não estimativas com “gordura”.

• Perfil da Carga: Tipo de produto, valor médio (ticket), peso médio e dimensões das embalagens.
• Volumetria: Histórico de expedição (notas/mês, peso total/mês) e sazonalidade (picos de demanda).
• Malha de Transporte: Anexe uma planilha com as principais rotas (origem/destino) e o volume em cada uma. Sem isso, a precificação é impossível.

3. Requisitos Técnicos, de Segurança e Compliance

Defina o “como”. Quais são as exigências inegociáveis?

• Tecnologia: Necessidade de portal de rastreamento para o cliente final, integração via API/EDI ou uso de aplicativo de entrega.
• Segurança: Exigência de apólices de seguro (RCTR-C e RCF-DC) com valores mínimos de cobertura e gerenciamento de risco ativo.
• Compliance: Obrigatoriedade de apresentar o registro na ANTT (RNTRC) ativo e certidões negativas.

4. Níveis de Serviço (SLAs) Esperados

Seja específico sobre a qualidade. Metas claras geram resultados claros. Defina os indicadores que serão cobrados em contrato.

• Exemplos: “OTD (On-Time Delivery) mínimo de 98% para capitais”, “Tempo máximo de coleta de 24 horas após o chamado”, “Índice máximo de avarias de 0,1% sobre o faturamento”.

5. Formato da Proposta Comercial

Para comparar “maçãs com maçãs”, você deve ditar o formato. Forneça um modelo de planilha (template) que as transportadoras devem preencher obrigatoriamente. Isso garante que você comparará os mesmos itens de custo (frete peso, taxa Ad Valorem, GRIS, pedágio, generalidades) lado a lado, facilitando a decisão final.

O Ponto de Vista Inovar Sul: Como Encaramos uma RFP?

Na Inovar Sul, valorizamos profundamente uma RFP para contratação de transportadora bem estruturada. Para nós, é um sinal claro de que o cliente é sério, profissional e busca uma parceria de alto nível, baseada em dados e performance, e não apenas um “leilão de preço”.

Nossa resposta a uma RFP não é apenas o preenchimento de uma planilha. É um projeto logístico. Nossa equipe de especialistas analisa seu escopo, estuda suas rotas e desenha uma solução customizada. Apresentamos nossos SLAs históricos, nossos diferenciais tecnológicos e nossos planos de contingência. Encaramos a RFP como a primeira etapa da construção de uma parceria de longo prazo.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Qual a diferença entre RFI, RFQ e RFP?

• RFI (Request for Information): Usada para mapear o mercado e saber “quem faz o quê”.
• RFQ (Request for Quotation): Usada para cotar preços de itens simples e padronizados (commodities).
• RFP (Request for Proposal): A mais completa, usada para contratar serviços complexos e estratégicos como transporte e logística, pois avalia a solução técnica, a metodologia e o preço em conjunto.

Preciso de uma RFP para uma pequena empresa? 

Sim. Mesmo que de forma simplificada, usar uma estrutura de RFP ajuda a organizar suas necessidades internas e a comparar as propostas de forma mais justa e profissional, independentemente do tamanho da sua empresa ou do volume de carga.

Quantas transportadoras devo convidar para minha RFP? 

O ideal é convidar de 3 a 5 empresas qualificadas. Um número menor limita a competitividade e as opções; um número muito maior torna o processo de análise das propostas excessivamente complexo, demorado e difícil de gerenciar.

Uma RFP Bem-Feita é o Início de uma Parceria de Sucesso?

Uma RFP para contratação de transportadora é a ferramenta mais poderosa à disposição de um gestor para profissionalizar seu processo de cotação. Ela garante que você escolha seu parceiro logístico com base em critérios técnicos sólidos, capacidade comprovada de serviço e valor agregado real, e não apenas pelo menor preço da tabela — que muitas vezes sai caro lá na frente.

Está preparando uma cotação para sua operação logística?

Inclua a Inovar Sul no seu processo. Estamos preparados para responder à sua RFP com um projeto detalhado, transparente e competitivo, focado em construir uma parceria de alta performance.